A mentoring folyamata

1. Jelentkezés

 A jelentkezési időszak megnyitásáról és feltételeiről a Mentoring team ad tájékoztatást az intraneten keresztül, valamint az érintetteknek közvetlenül, e-mailben történő megkereséssel. Jelentkezni a meghirdetett időszakban, és feltételek alapján lehet. Egy-egy mentoring időszakot hivatalosan lezárunk, az időszak lezárását követően lesz lehetőség a következő ciklusra történő jelentkezésre, a jelentkezési lehetőség nem áll fenn folyamatosan.

A mentoráltak jelentkezését írásban, az itt elérhető weboldalon keresztül várjuk. Minden kolléga önkéntesen jelentkezik, a jelentkezés nem vezetői jelöléssel, vagy delegálással történik.

A mentee tájékoztatja vezetőjét a mentorprogramban való részvételről, esetleges tanácsokat is kérhet a témája feldolgozásához.

A weboldal lehetőséget ad arra, hogy kiválasszátok azt a mentort, akivel szívesen dolgoznátok, illetve jelezzétek, mi az, ami téma érdekel titeket. 

2.   Mentor-Mentee párok kialakítása

A menteek választása, vagy igényei figyelembe vételével a mentor dönt a hozzá jelentkezők befogadásáról. Egy mentor maximum 3 mentee-t vállal. Amennyiben egy mentor nem tud minden hozzá jelentkező mentee-t fogadni, akkor a Mentoring team javaslatot tesz a mentoráltak igényeihez illeszkedő másik mentorra. Amennyiben ezt a mentorált elfogadja, majd ezt követően a javasolt mentor is konfirmálja, a mentor párt véglegesítjük.

A befogadható menteek számát a mentorok vállalása alapján határozzuk meg, egy mentor maximum 3 menteet fogadhat egy mentoring időszakban. Ez alapján előfordulhat, hogy a mentoringra jelentkező mentee-k száma magasabb, vagy alacsonyabb a befogadhatónál. Ebben az esetben a Mentoring Team dönt a mentee-k befogadásáról, és értesíti a mentorokat és mentee-ket az eredményről. Ha valaki túljelentkezés miatt nem tud bekerülni egy-egy aktuális mentoring ciklusba, az a következő ciklusban újra jelentkezhet – jelentkezését ez esetben prioritással kezeljük.  Alacsony mentee érdeklődés esetén ugyanezt kérjük, illetve biztosítjuk a mentorokat illetően.  

3. Mentoring beszélgetések és feladatok

A mentoring párok visszaigazolását követően a mentee felelőssége, hogy felvegye a kapcsolatot mentorával. A program időtartama maximum 6 hónap (4-6 találkozó).

Az első találkozó keretében az alábbiakat szükséges rögzíteni:

1. Mi az a témakör, amelyen a mentee dolgozni szeretne, ez alapján mi a mentoring konkrét célja, és az eredmény, ahová el szeretnének jutni
2. Időkeretek, találkozók időpontja, helyszíne.  A találkozók száma, gyakorisága és hossza a résztvevők igényei és lehetőségei alapján kerülhet meghatározásra. Javasoljuk legalább havi egy alkalommal, minimum egy órás időtartamban tartani a találkozókat, és olyan helyszínt keresni a beszélgetéshez, amely biztosítja a bizalmasságot, és ahol a napi munkavégzés rutinjai nem okoznak zavart.
   
3. Elvárások megfogalmazása a mentor részéről: mivel, és hogyan készüljön a mentee.
   
4. A program értékelési szempontjainak egyeztetése, rögzítése (miben mérjük a sikerességet).
   
5. Fontos: Ha a két fél között nem működik az összhang, az együttműködésnek bármilyen akadályát tapasztalják, akkor azt jelezni kell a Mentoring Team felé – ennek hátrányos következménye sem a mentor, sem a mentee vonatkozásában nem lehet.
   

A további találkozók ütemezetten történnek, a mentoring pár egyeztetésének megfelelően. Amennyiben bármilyen segítségre van szükség, a Mentoring Teamet kell értesíteni.